Sur la base des activités d’EADS, dix-sept procédures de gestion de haut niveau ont été identifiés au sein d’EADS. Elles sont classées en procédures fondamentales (recherche et développement, production, ventes, service après-vente et gestion de programmes), en procédures de support (achats, Ressources Humaines, comptabilité, immobilisations, trésorerie, informatique, fusions & acquisitions, juridique et assurance) et en procédures de gestion (audit interne, supervision et contrôles de gestion). Ci-après figure une description de certaines de ces procédures et des procédures de CI correspondantes qui couvrent les risques pouvant affecter de manière significative la situation financière et les résultats des activités du Groupe ⁽¹⁾.

Comptabilité

Le cœur du cadre du CI d’EADS repose sur des procédures et des contrôles comptables destinés à assurer la fiabilité des comptes et des autres informations financières utilisés par la Direction et communiqués aux investisseurs et à d’autres parties ayant un intérêt dans EADS. Ces procédures et contrôles s’inscrivent dans le cadre d’un modèle de contrôle financier englobant la planification stratégique, la planification opérationnelle, les évaluations et le reporting, les décisions et actions ainsi que la communication financière. Cette approche intégrée de la planification et du reporting vise à améliorer la communication interne et la transparence entre services et Unités Opérationnelles d’EADS qui sont essentielles à la préparation d’états financiers exacts et fiables.

Procédures de consolidation – Reporting financier externe
Le modèle de contrôle financier d’EADS définit les procédures de planification et de reporting applicables à l’ensemble des Unités Opérationnelles du Groupe ainsi que les responsabilités du CFO chargé du développement, de l’application et de la surveillance de ces procédures. L’une des principales tâches incombant au CFO consiste à superviser la préparation des comptes consolidés d’EADS, effectuée sous le contrôle direct du Chief Accounting Officer (« CAO »). Ce dernier est chargé de l’application des systèmes et règles de consolidation du Groupe et de la définition des politiques comptables, des règles de reporting et des directives financières au niveau du Groupe permettant d’assurer la cohérence et la qualité des informations financières transmises par les Unités Opérationnelles et les Divisions. Les pratiques comptables d’EADS sont décrites dans un manuel de comptabilité agréé par les auditeurs de la Société. Toute modification du manuel de comptabilité d’EADS est soumise à l’approbation du CAO et, lorsqu’il s’agit de modifications importantes, du CFO ou du Conseil d’administration (sur la base des recommandations du Comité d’Audit).

Le contrôle du reporting financier est assuré, non seulement par l’élaboration de systèmes et de politiques comptables à l’échelle du Groupe, mais également par une procédure organisée de remontée ponctuelle d’informations fiables en provenance des Unités Opérationnelles soumises au reporting. Le processus de reporting d’EADS est décrit brièvement ci-dessous :

Les services comptables des Unités Opérationnelles enregistrent les informations en utilisant le logiciel de consolidation comptable d’EADS et en suivant les politiques définies par les services centraux d’EADS conformes aux normes comptables IFRS qui sont les principes comptables appliqués au sein de l’ensemble du Groupe. Les comptables du siège d’EADS, qui sont responsables de chaque Division, assurent le contrôle et la vérification du travail des services comptables des Unités Opérationnelles concernées. Les comptables des Divisions fournissent également un appui direct aux Unités Opérationnelles afin de veiller à ce que les pratiques comptables d’EADS soient appliquées de manière satisfaisante.

Au cours de chaque cycle de reporting, les CFO des Unités Opérationnelles rencontrent fréquemment le CAO d’EADS afin de s’entretenir des informations financières communiquées par les Unités Opérationnelles.

Avant d’être communiqués au public et d’être ensuite soumis à l’approbation des actionnaires, les comptes consolidés sont vérifiés par les auditeurs de la Société, examinés par le Comité d’Audit puis soumis à l’approbation du Conseil d’administration.

Contrôle

La fonction de contrôle a mis au point une méthodologie et un système d’évaluation économique et financière de l’entreprise axés sur la création de valeur, dans la lignée des références du secteur. Les tâches fondamentales de planification, de suivi et de reporting qui incombent au service de contrôle offrent à celui-ci une vision d’ensemble du Groupe. De ce fait, le service du contrôle est également appelé à interagir avec d’autres services du siège afin de s’assurer que des activités telles que les opérations de fusions et acquisitions (« F&A ») et d’approvisionnement sont menées conformément aux politiques et stratégies du Groupe. Cette vision d’ensemble confère au contrôle une place à part dans le processus d’évaluation des risques.

Les pratiques et procédures de reporting financier d’EADS, telles que décrites ci-dessus, sont également conçues pour fournir à la Direction (au moins une fois par mois) des informations actualisées de gestion orientées vers la prise de décisions dans le cadre du contrôle de la performance opérationnelle du Groupe. Lesdites informations comprennent des rapports réguliers sur les liquidités et la trésorerie, de même que d’autres informations financières utilisées pour la planification d’opérations stratégiques ainsi que pour le contrôle et la supervision des risques économiques liés aux activités du Groupe.

Trésorerie

Les procédures de gestion de trésorerie définies par le service central de trésorerie d’EADS au siège du Groupe améliorent la capacité de la Direction à identifier et évaluer les risques de liquidité, de change ainsi que les risques de taux d’intérêt. Les filiales contrôlées au sein du Groupe sont soumises aux procédures de gestion centralisée de la trésorerie. À titre d’exemple, en plus des contacts réguliers au niveau opérationnel, des réunions du Comité de Trésorerie d’Airbus auxquelles participent le Trésorier du Groupe EADS, le CFO ou le trésorier d’Airbus et le trésorier de BAE (et/ou son représentant), se tiennent régulièrement afin de contrôler l’exposition d’Airbus aux risques de change et de taux d’intérêt ainsi que ses pratiques de couverture, de financement, de ventes et de financement de projets. Des procédures de contrôle analogues sont en vigueur au sein des entités détenues conjointement comme MBDA.

Gestion des liquidités
Le maintien de liquidités destinées au financement de l’activité constitue l’une des principales missions du service central de la trésorerie d’EADS. La planification de l’état de la trésorerie et les rapports du service central de la trésorerie établis tous les mois, en association avec le service du contrôle de gestion, fournissent à la Direction les informations nécessaires pour contrôler l’état de la trésorerie du Groupe et mettre en œuvre les mesures nécessaires permettant d’assurer sa liquidité globale.

Afin d’assurer les niveaux de liquidité visés et de protéger sa trésorerie, EADS a instauré un système de mise en commun de la trésorerie (cash pooling) alimenté par un système de collecte quotidienne des liquidités des filiales contrôlées vers des comptes gérés pour le Groupe. Des procédures de prévention de fraude sur les paiements ont été établies au sein de l’ensemble du Groupe.

Gestion de couverture
Les opérations commerciales donnent lieu à de fortes expositions aux risques de change et de taux d’intérêt. Une politique de couverture au sein du Groupe est définie et mise à jour régulièrement par le Conseil d’administration. Afin de veiller à ce que les opérations de couverture soient réalisées conformément à la politique de couverture du Groupe, celles-ci sont effectuées par le service central de la trésorerie. Ce service effectue une analyse permanente du risque et propose des mesures appropriées aux Divisions et aux Unités Opérationnelles en matière de gestion des risques de change et de taux d’intérêt. Il incombe aux filiales de calculer, de mettre à jour et de surveiller leur exposition aux risques de change et de taux d’intérêt et d’en rendre compte chaque mois au service central de la trésorerie d’EADS, conformément aux procédures de trésorerie établies. Voir « Activités de couverture »

Une part importante de l’exposition du Groupe au risque de change est liée aux activités d’Airbus, dont la politique de couverture est placée sous la responsabilité du Comité des Associés d’Airbus. Le Comité de Trésorerie d’Airbus, constitué de représentants du service de trésorerie d’Airbus et d’EADS, assure le suivi de l’exposition aux risques de change et décide de la mise en œuvre détaillée de la politique de couverture d’Airbus. Les opérations de couverture elles-mêmes sont exécutées par la trésorerie centrale d’EADS. Voir « Financement des ventes » et « Notes Annexes aux États Financiers Consolidés IFRS – Note 22 : Dettes financières ».

Financement des ventes
Dans le cadre de certains contrats commerciaux, EADS peut être amenée à conclure des accords de financement de ventes. S’agissant du financement des ventes d’Airbus, un budget annuel de financement des ventes, établi selon le processus de planification opérationnelle d’EADS, est validé par le Comité des Associés d’Airbus. Le Comité de Trésorerie d’Airbus approuve les opérations de financement des ventes au cas par cas, conformément à ses directives d’évaluation des risques.

Procédures de surveillance des obligations hors bilan
Au sein d’EADS, les engagements hors bilan proviennent principalement de contrats de bail, de prorogations de garanties et de contentieux en cours ou probables. Les Divisions et les Unités Opérationnelles sont tenues d’enregistrer ou de fournir des informations sur toutes les garanties financières pour alimenter un système destiné à en assurer le suivi. Les garanties dont les montants dépassent un certain seuil prédéfini doivent être approuvées par le CFO, les CEOs ou le Conseil d’administration, selon le cas.

La Direction a mis en place des procédures de suivi du niveau d’exposition lié à certains engagements hors bilan dans l’ensemble du Groupe. En particulier, un système spécifique de suivi des garanties a été mis en œuvre afin de surveiller l’exposition aux risques encourus au titre des garanties consenties dans le Groupe.

Pour Airbus et les entreprises communes telles que MBDA qui font l’objet d’un contrôle conjoint, le siège d’EADS se procure des informations de synthèse sur son exposition au titre des engagements hors bilan liés aux garanties consenties, à partir de rapports réguliers portant sur cette exposition dont il est débattu aux comités financiers d’Airbus et de MBDA.

Ventes

Les contrats commerciaux des filiales opérationnelles d’EADS sont susceptibles d’exposer le Groupe à des risques financiers, d’exploitation et juridiques importants. Afin de maîtriser ces risques, la Direction a élaboré des procédures d’examen des propositions de contrat afin d’éviter qu’EADS ne se soit partie à des contrats commerciaux importants l’exposant à un risque trop élevé ou incompatible avec les objectifs globaux du Groupe. Ces procédures comprennent : (i) des seuils et des critères établis par le Conseil d’administration visant à déterminer le profil de risque et de rentabilité des contrats envisagés et (ii) un processus de validation préalable des contrats jugés à haut risque.

Les contrats qui appartiennent aux catégories de seuils définis doivent être approuvés par le CFO. Ceux qui sont réputés à haut risque doivent être soumis à un Comité commercial permanent (au sein duquel le COO en charge des Finances et le COO en charge du Marketing, de la Stratégie et du Développement International siègent en qualité de membres permanents). Ce comité est chargé d’examiner les propositions et de recommander une décision aux CEOs. Son rôle et ses responsabilités spécifiques sont définis dans un ensemble de règles internes adoptées par le Comité Exécutif d’EADS.

Dans le cas d’Airbus, les contrats sont approuvés conformément à une politique de gouvernement d’entreprise propre à Airbus, inspirée des directives d’EADS et du Pacte d’Actionnaires d’Airbus. En règle générale, dès lors qu’EADS partage le contrôle d’une filiale avec un tiers, le Comité commercial est chargé de déterminer la position d’EADS au sujet des contrats commerciaux proposés.

Fusions et acquisitions

S’agissant des opérations de fusions, d’acquisitions et de désinvestissements du Groupe, la Direction a mis en place des procédures d’examen et d’approbation centralisées au niveau du siège d’EADS. Les procédures de CI imposent que soient examinées, avant leur approbation, toutes les opérations de fusions et d’acquisitions par un Comité des Fusions et Acquisitions. Le Comité des Fusions et Acquisitions est présidé par le Directeur de la coordination stratégique et comprend le CFO et les directeurs responsables des opérations de fusions et d’acquisitions et du contrôle de gestion au niveau du siège du Groupe. La Direction juridique est représentée de façon permanente au Comité des Fusions et Acquisitions et des représentants d’autres services sont invités ponctuellement à participer à des réunions.

Les projets qui ne sont pas considérés comme stratégiques et qui portent sur des opérations d’un montant inférieur à un seuil prédéfini sont soumis à l’examen et à l’approbation du Comité des Fusions et Acquisitions. Les projets stratégiques portant sur des opérations d’un montant élevé doivent en outre être approuvés soit par les CEOs, soit par le Conseil d’administration. Cette procédure d’examen et d’approbation des projets est mise en œuvre lors des quatre étapes critiques de la procédure de revue de toute opération de fusion ou d’acquisition. Cette procédure débute par une analyse de l’opportunité stratégique de l’opération et de la définition de son cadre juridique et s’achève par un examen final de l’ensemble de l’opération.

Lois et réglementations

EADS est soumise à de nombreux régimes juridiques dans chacune des juridictions dans lesquelles elle exerce ses activités. La Direction juridique d’EADS, en collaboration avec les services juridiques des différentes Divisions et Unités Opérationnelles, est chargée de veiller à la bonne application des procédures destinées à garantir que les activités d’EADS sont exercées dans le respect des lois, réglementations et autres obligations applicables. Elle supervise également toutes les procédures contentieuses affectant le Groupe et s’assure que les actifs du Groupe, notamment ceux qui portent sur la propriété intellectuelle, sont efficacement protégés d’un point de vue juridique.

La Direction juridique joue, avec le Secrétaire Général de la Société, un rôle essentiel dans la création et l’administration (i) des procédures fixant le cadre du Gouvernement d’entreprise au sein d’EADS et (ii) de la documentation juridique qui est relative aux délégations de pouvoirs et de responsabilités et qui détermine le cadre de la gestion et du CI en vigueur au sein d’EADS.

Audit interne

Le Service de l’audit interne d’EADS, sous la Direction du Secrétaire Général, fournit à la Direction une évaluation relative au risque lié à l’efficacité des procédures de CI du Groupe. Se fondant sur un plan d’audit annuel approuvé et sur une évaluation globale des risques auxquels sont exposées les activités du Groupe, le service d’audit interne (i) examine des procédures d’exploitation afin d’identifier des moyens d’améliorer la gestion des risques et l’efficacité opérationnelle et (ii) veille au respect des obligations légales, des politiques internes, des directives et procédures régissant les processus en vigueur (par exemple, conformité avec les procédures comptables d’EADS). L’audit interne comprend également des vérifications ad hoc, effectuées sur demande de la Direction, visant les risques actuels (par exemple, soupçons d’activités frauduleuses) et futures (par exemple, gestion des contrats).

Approvisionnement

Un groupe de la taille et de la complexité d’EADS requiert une politique d’approvisionnement commune afin de tirer le meilleur parti des synergies et de minimiser les inefficacités du processus d’approvisionnement. Pour que l’approvisionnement du Groupe puisse être assuré efficacement et dans le respect des règles d’éthique, un ensemble de procédures d’achats groupés s’inscrivant dans le cadre d’une stratégie d’approvisionnement commune a été établi et mis en œuvre par le Responsable de l’approvisionnement du Groupe et par le Comité des Directeurs chargés de l’approvisionnement.

(1) L’objet du présent rapport n’est donc pas de présenter un descriptif exhaustif de l’ensemble des procédures de CI en vigueur au sein du Groupe.