Il est impératif de respecter et de s’assurer du respect de l’ensemble des lois et règlements des pays dans lesquels le Groupe exerce des activités. L’évolution rapide du secteur et du contexte international impose en permanence de nouvelles contraintes légales ou réglementaires et crée de nouvelles normes qui obligent à mettre en place des systèmes de contrôle rigoureux dans le domaine de la conformité.

Dans ce contexte, le Groupe supervise le respect global de l’ensemble des lois relatives à ses activités commerciales et accorde une attention particulière à la réglementation sur le contrôle des exportations.

Politique (législation et contrôle des exportations)

• « – EADS est déterminé, pour toutes ses activités et à travers l’ensemble du Groupe, à respecter la législation en vigueur relative aux concentrations et à la concurrence ainsi que le droit humanitaire.
• EADS est également résolu à se conformer à la législation en vigueur en matière de commerce international. Les sociétés du Groupe EADS respectent toutes les réglementations qui assurent un contrôle des exportations/importations de marchandises, de données techniques et de support technique.
• EADS obtient systématiquement des licences d’exportation et autres autorisations des pouvoirs publics avant d’exporter des produits et technologies contrôlés par les gouvernements et l’UE.
• EADS soumet ses nouveaux clients et fournisseurs à une enquête préalable pour s’assurer qu’ils n’ont pas de pratiques commerciales interdites. »

Le programme de conformité avec la législation

Il convient de souligner quelques exemples qui revêtent une importance particulière pour EADS, cette liste n’est toutefois qu’indicative : respect de la législation et de la réglementation en matière de concurrence, protection de l’environnement, marchés publics, comptabilité et information financière.

Le respect des normes de Gouvernance d’entreprise constitue un autre domaine majeur pour EADS. La définition et le suivi de ces pratiques sont placés sous la responsabilité du Conseil d’administration vis à vis des actionnaires, des clients et des salariés et consistent à contrôler la conduite des activités de la Société par la Direction et à servir les intérêts à long terme des parties prenantes.

Respect des lois et réglementations en matière de contrôle des exportations

Du fait de la nature très particulière des secteurs dans lesquels le Groupe exerce ses activités, EADS porte un intérêt particulier au contrôle des exportations, aussi bien dans ses activités d’aviation commerciale que dans ses activités en tant que fournisseur de produits de défense et à usage mixte (civil et militaire). Parce que EADS est une société de haute technologie intervenant dans un environnement à la fois civil et militaire, son savoir-faire, ses produits et services, ainsi que toutes les données techniques correspondantes, sont soumis à un vaste éventail de lois et réglementations sur le contrôle des exportations. Les spécialistes du contrôle des exportations et l’ensemble des salariés de la Société sont motivés par l’ambition de préserver le statut d’« importateur/exportateur fiable » ; dans cette optique, EADS se conforme strictement aux procédures rigoureuses de contrôle de la destination finale de ses produits et technologies.

Comme chaque pays à partir duquel EADS exporte ses produits de défense est doté d’une législation et d’une réglementation spécifique en matière de contrôle des exportations d’armes, EADS adapte ses structures aux particularités du pays correspondant. Les Unités Opérationnelles ont désigné des responsables du contrôle des exportations (Export Control Officers) et dédié des ressources à la mise en œuvre de procédures de conformité (matières premières, logiciels, données techniques, etc.).

Des responsables nationaux du contrôle des exportations ont été nommés au niveau du Groupe. Selon le pays d’exportation, la conformité incombe soit au responsable national du contrôle des exportations, qui jouit alors d’un important rôle de décision, soit à chacune des entités juridiques et à son responsable local. Dans ce dernier cas, le responsable national du contrôle des exportations assure la coordination et fournit expertise et conseils au Siège et aux Unités Opérationnelles.

Les responsables nationaux du contrôle des exportations organisent régulièrement, dans leurs pays respectifs, des réunions et conférences avec leur réseau national de responsables du contrôle des exportations, afin de partager leurs connaissances et leur expertise. Le personnel en charge du contrôle des exportations, de même que d’autres fonctions concernées telles que le marketing et les achats, bénéficient également d’une formation de sensibilisation à ces questions. En janvier 2006, les responsables nationaux des exportations d’EADS ont franchi une étape supplémentaire sur la voie de la consolidation des procédures de conformité en proposant une politique détaillée commune de contrôle des exportations à l’échelle du Groupe.

Il en va de même de la réglementation sur les importations, puisqu’EADS est également un importateur de premier plan, qui adopte une approche axée sur la mondialisation.

Parallèlement aux aspects liés aux importations et aux exportations, le Groupe est soumis à certaines obligations liées à l’accès et à la diffusion d’informations couvertes par le secret défense ou soumises à restriction, que ce soit pour des raisons de sécurité nationale ou d’autres raisons émanant des clients du secteur de la défense ; EADS s’y conforme de manière stricte, selon les directives spécifiques du Groupe.

Des politiques distinctes sont mises en œuvre pour protéger les données d’EADS et les informations confidentielles de la Société en général.

Organisation

La Direction Juridique d’EADS, en collaboration avec les services juridiques des différentes Divisions et Unités Opérationnelles, est chargée de veiller à la bonne application des procédures destinées à garantir qu’EADS exerce ses activités dans le respect de toutes les lois, réglementations et autres obligations qui leur sont applicables. Elle supervise également toutes les procédures contentieuses affectant le Groupe et s’assure que les actifs du Groupe, notamment la propriété intellectuelle, sont juridiquement protégés.

Des réseaux étendus d’experts du contrôle des exportations, de la propriété intellectuelle, etc., situés à proximité des pôles d’exploitation, pilotent les activités de contrôle des exportations. Ces professionnels sont capables de satisfaire aux exigences des nombreuses juridictions dont relève EADS, non seulement sur ses marchés domestiques, mais également à l’étranger.

Le Secrétaire Général de la Société, appuyé par la Direction Juridique, joue également un rôle clé dans la conception et l’administration (i) des règles de Gouvernement d’entreprise d’EADS et (ii) de la documentation juridique relative aux délégations de pouvoir et de responsabilité qui détermine le cadre de la gestion et du Contrôle Interne (« CI ») en vigueur au sein d’EADS.

Enfin, toutes ces activités sont soumises à des vérifications du service de l’audit interne, constitué de professionnels dédiés, familiers des exigences et défis liés à l’activité internationale de la Société.

Performance et meilleures pratiques

Si chaque Unité Opérationnelle et site d’EADS est confronté à des défis différents en matière de conformité, ils ont pour point commun la vigilance en matière de suivi des risques juridiques. Chacun d’entre eux veille en permanence à l’application de la réglementation et s’attache à identifier et à prévenir tout risque d’infraction en s’appuyant sur trois procédures :

• la prévention du risque de non-conformité est essentielle pour EADS. Une telle approche préventive repose sur la consolidation des politiques et des valeurs de la Société profondément enracinées, appuyées par une infrastructure solide de conformité des formations et des actions générales de sensibilisation du personnel.
• l’identification des risques de non-conformité résulte d’un suivi systématique des principaux risques dans chacune des Unités Opérationnelles.
• quel que puisse être le risque, EADS se fait un devoir d’établir les faits et d’analyser la législation applicable, avant de prendre des mesures pour résoudre la situation de manière active.

Le partage d’informations, surtout au sein du réseau CSR et de l’ensemble des juristes, a pour but de tirer les leçons des erreurs passées et d’utiliser l’expérience acquise pour continuer à améliorer les procédures.